Projekte und Verfahren zur Personalbedarfsermittlung in der Stadt Baunatal

Management consult: Herr Briefs, die Stadt Baunatal (28.000 Einwohner und 6 Fachbereiche) setzt die Software „PAULA Personalbedarf analytisch und leicht auswerten®“ nun bereits seit dem Jahr 2005 ein. Welche Erfahrungen haben Sie gewonnen? Sind Personalbemessungen heute überhaupt noch ein Thema?

Thomas Briefs: Personalbemessung ist immer ein Thema. Die Frage ist, welche Ziele und Methoden in der Kommunalverwaltung zum Einsatz kommen. Für den Organisator im eigenen Hause, der aus Sicht eines Projektverantwortlichen die damit verbundenen Maßnahmen planen muss, ist die eigentliche Analyse der Ursachen das Thema hinter jeder Personalbemessung.

Management consult: Heißt das, Sie führen dann eine Organisationsuntersuchung durch?

Thomas Briefs:  Wir führen ganz gezielt Organisationsuntersuchungen durch. Je nach Bedarf und Aufgabenstellung betrachten wir nicht nur den Personalbestand, sondern optimieren die Prozesse, decken Schwachstellen auf und geben Empfehlungen. Personalbemessung kann also für sich allein nicht stehen gelassen werden. Ich sage gern: Nach jeder Personalbemessung folgt eine Optimierung bzw. Anpassung der Prozesse und danach eine Qualifizierung des Personals. Das ist ein Zyklus, ein Dreiklang, der untereinander stimmen muss. Die Macht der Personalbemessung steckt nicht in der Berechnungsmethode, sondern in den Prozessen und Köpfen der Stelleninhaber.

Management consult: Ist das nicht sehr viel Aufwand?

Thomas Briefs:  Der Aufwand für eine Organisationsuntersuchung ist tatsächlich sehr hoch. Doch mit dem Einsatz der Software „PAULA Personalbedarf analytisch und leicht auswerten®“ können wir die Erhebung und Auswertung der notwendigen Daten stark vereinfachen. PAULA ist damit ein echtes Werkzeug für den Praktiker vor Ort. Wie das Projekt aufgesetzt werden muss, welche Faktoren relevant sind, dass kann PAULA jedoch nicht beantworten.

Management consult: Wie sieht denn so ein Projekt mit PAULA aus?

Thomas Briefs:  Zuerst sind vorhandene Stellenbeschreibungen zu prüfen, ob diese aktuell sind. Fehlen diese, kann in PAULA ein Tätigkeitskatalog erstellt werden, der für die Erhebung und später für die Stellenbeschreibung genutzt werden kann. Sogar die Prüfung der Eingruppierung ist nach Bildung von Arbeitsvorgängen jederzeit möglich. Danach beginnt die Erfassung der Tätigkeiten von jedem Stelleninhabenden selbst am Arbeitsplatz über einen repräsentativen Zeitraum. Zum Schluss folgt die eigentliche Stellenbemessung auf der Grundlage der erfassten Tätigkeiten, der gebildeten mittleren Bearbeitungszeiten und der Fallzahlen.

Management consult: Wie geht das?

Thomas Briefs:  Nun, die Beschäftigten melden sich bei Arbeitsbeginn am eigenen PC bei PAULA an und beginnen ihren ganz normalen Arbeitstag. Der einzige Unterschied ist der, dass sie die Tätigkeit, die gerade ausgeübt wird, mittels Codierung in PAULA zuordnen müssen. Die Software zeichnet dann die Dauer auf. Grundlage sind verwaltungsübergreifende Codierungen (vgl. Verteilzeiten) und arbeitsplatzbezogene Codierungen (Grundzeiten).

Management consult: Und wie kommt es dann zu einer Analyse?

Thomas Briefs:  Wenn die Aufzeichnungen beendet werden, stehen die Rohergebnisse in PAULA direkt zur Verfügung. Ich kann also sofort sehen, welche Stelle einen Unter- und welche Stelle einen Mehrbedarf hat. Aber jetzt beginnt natürlich die eigentliche Analyse der Daten, denn schließlich wollen wir ja Werte gewinnen, die auch fortschreibungsfähig und valide sind.

Management consult: Sie bereinigen jetzt die Daten?

Thomas Briefs:  Wir prüfen die Daten. Zunächst werden Datensätze eliminiert, die unbrauchbar sind. So etwas kann z. B. passieren, wenn jemand erkrankt. Oder ein Mitarbeiter hat versehentlich auf eine falsche Tätigkeit geklickt und nun steht da ein falscher Wert in den Datensätzen. PAULA spürt diese geringen (oder auch Null-) Werte auf, so dass ich diese mit wenigen Klicks (Streuung) zielgerichtet bereinigen kann. Dann schaue ich auf andere Ausreißer, wie z. B. sehr hohe Werte etc. Ich analysiere so lange, bis ich Datensätze habe, die valide und zweifelsfrei sind.

Management consult: Was, Sie verändern die erhobenen Daten?

Thomas Briefs:  Ja und nein. Die Original-Daten werden natürlich nicht verändert, sie bleiben bestehen. Aber ich erarbeite mir bereinigte Datensätze, die ich später auswerte. Ich schaue nämlich auch auf die Standardabweichung und die Mittelwerte der erhobenen Zeiten und bereinige so in mehreren Schritten. Auf diese Weise entsteht dann in kurzer Zeit die mittlere Bearbeitungszeit für eine Tätigkeit.

Management consult: Damit weiß ich aber immer noch nicht, wie viel Personal ich benötige!

Thomas Briefs: Nein, natürlich nicht. Neben den mittleren Bearbeitungszeiten spielen die Fallzahlen eine große Rolle. Erst wenn ich die Fallzahlen mit den mittleren Bearbeitungszeiten multipliziere gewinne ich den Personalbedarf und habe das Ergebnis als Jahresprognose.

Management consult: Was ist denn der Vorteil von PAULA?

Thomas Briefs:  Die Daten liegen alle in einer verwaltungseigenen Datenbank. Daher können sie strukturiert ausgewertet werden. Das macht die Personalbemessung wirklich leicht. Für die Stelleninhaber hat PAULA einen völlig anderen Vorteil: Statt umständlich zu bedienender Excel-Tabellen klicken diese einfach nur auf das kleine PAULA Fenster, wählen den Code aus und fertig. Und glauben Sie mir, die anfängliche Skepsis ist schneller verflogen als gedacht. Nach ein bis zwei Wochen ist die Tätigkeitserfassung kein Problem. Für Außenstellen, oder besonders publikumsintensive Bereiche empfehlen wir immer eine täglich manuelle Nacherfassung. In Ruhe, am Ende der Arbeitszeit.

Management consult: Bietet PAULA auch noch die Unterstützung von anderen Methoden?

Thomas Briefs:  PAULA unterstützt auch ein PERT-Interviewverfahren. Der große Vorteil ist tatsächlich eine gemeinsame Datenbasis. Damit kann ich Vergleiche erstellen oder für die Bemessung relevanter Aufwände außerhalb des Erfassungszeitraumes einpflegen. Es ist in der Praxis schwierig, den repräsentativen Zeitraum zu bestimmen, ohne die Stelleninhabenden zu sehr mit Erfassungsarbeiten zu belasten und auf der anderen Seite alle relevanten Tätigkeiten und deren Aufkommen nicht unberücksichtigt zu lassen.

Management consult: Das klingt gut, aber wie hoch ist der Aufwand für eine EDV-Abteilung, wenn PAULA installiert werden soll?

Thomas Briefs:  Gering. Pro Organisationsuntersuchung sind das vielleicht zwei bis drei Stunden, die ein EDV-Administrator einbringen muss. Das hängt aber natürlich von der Anzahl der angeschlossenen Arbeitsplätze ab, die dann online die Daten am PC vor Ort erfassen müssen.

Management consult: Würden Sie PAULA weiterempfehlen?

Thomas Briefs:  Natürlich. PAULA ist nicht zu mächtig, um mit einem gewissen Grundwissen damit arbeiten zu können. Ich mag keine EDV Programme, wo die Schulung länger als die Arbeit damit dauert und das Anwenderhandbuch ein Buch mit sieben Siegeln bleibt. PAULA ist ein Werkzeug für Organisatoren, die wissen, wie man vorgeht und auf der Suche nach einem effektiven und einfachen Werkzeug sind, um sich und anderen die Arbeit zu erleichtern. Gerade in der Kommunalverwaltung, die kaum Standardisierungen oder Richtwerte kennt, die man auf die eigenen Prozesse und Abläufe vor Ort ungeprüft anwenden könnte. Stück für Stück bauen wir mit jedem Projekt unsere Datenbank in PAULA weiter aus. Das ist nicht nur analytisch, sondern auch gerecht. Verwaltungsübergreifende Daten verhindern eine zu sehr auf personelle Begebenheiten aufgesetzte Stellenbemessung.

Baunatal, 2012

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